Évoluant en terrain connu dans l’environnement de l’Explorateur Windows où ils disposent des fonctions qui leur sont familières, les utilisateurs peuvent accéder directement à la boîte de dialogue de stockage de DocuWare sans avoir à installer DocuWare. Les utilisateurs occasionnels de DocuWare peuvent ainsi continuer à travailler comme ils en ont l’habitude. Avec Windows Explorer Client, DocuWare apparaît sous la forme d’un lecteur supplémentaire dans l’Explorateur ; les armoires fonctionnent comme des dossiers de fichiers. Dans la plupart des applications, un simple clic sur la fonction « Enregistrer sous » permet d’archiver facilement et de manière sécurisée les documents dans une armoire DocuWare sur le lecteur virtuel DocuWare. Les avantages : les noms de dossiers sont automatiquement utilisés en tant que termes d’index pour les documents ; chaque document est placé dans une armoire où sa sécurité est garantie et d’où il peut être extrait à tout moment. Il est aussi possible de déplacer les documents de n’importe quel dossier de la structure de répertoires dans un dossier DocuWare par glisser-déplacer ; dans ce cas, les fichiers sont archivés et indexés selon la procédure habituelle. Des dossiers entiers avec leurs sous-dossiers et les documents qu’ils contiennent peuvent ainsi être déplacés dans DocuWare pour un archivage rapide.
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La fonction Ouvrir
La récupération des documents est tout aussi aisée : à l’aide de la fonction Ouvrir de l’Explorateur Windows, l’utilisateur peut naviguer en quelques secondes jusqu’au document souhaité et l’ouvrir afin de l’éditer ou simplement de le visualiser.
Windows Explorer Client - En outre un niveau de sécurité élevé
Les utilisateurs se déplacent dans un répertoire de fichiers virtuel et non dans les emplacements de stockage réels contenant les documents archivés. Tous les droits d’utilisateur et les droits des armoires de DocuWare s’appliquent. Sans compter que les documents archivés de manière inaltérable à l’aide de Windows Explorer Client sont immédiatement accessibles aux utilisateurs autorisés dans le monde entier par le biais du client Web. Il est possible d’effectuer des recherches plein texte ou selon des critères d’indexation. Les documents ouverts à l’aide du client DocuWare Windows ou du client Web peuvent aussi être rapidement archivés à l’aide de la fonction Enregistrer sous du programme en cours d’utilisation ; dans ce cas, une seconde version des documents est créée dans les archives. Les utilisateurs peuvent basculer librement entre le client Docuware et Windows Explorer Client pour une efficacité maximale.
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Windows Explorer Client
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